総務の生成AI活用｜任せる業務と危険業務の判定表・プロンプト・PEP検定の使い方

この記事の監修者

リスキルAIキャリア編集部

リスキルAIキャリアは、AI時代の学び直し・キャリア形成・副業・転職に役立つ情報を発信するWebメディアです。編集部では、生成AIスキルの身につけ方、AI関連スクール・講座の選び方、キャリアアップにつながる学習方法などを、実務目線でわかりやすくお届けしています。

総務で生成AIに任せてよいのは、議事録の要約、通達文の下書き、FAQ案、表の整形です。任せてはいけないのは、個人情報を含む原本入力、取締役会議事録の確定、契約・規程の最終判断です。判断軸は「機密性」「法的保管義務」「金額・日付・固有名詞」の3つです。

まず自分の業務が使えるかを一瞬で判断できる表を置きます。「使える／使えない」ではなく、工程ごとに切り分けます。AIには整理と下書きまで渡します。確定、提出、保管は人が持ちます。

この記事では業務別の入力前チェック付きプロンプト、匿名化の置換表と再識別対策、提出前チェック、30日記録テンプレート、PEP検定の受検判断フローを本文内で示します。法令・ツール仕様・検定情報は変動します。参照日は2026年11月6日で、原則3か月ごとに見直します。数値や条件が未確認の場合は本文で「公式未公表」と記します。

総務の生成AI活用はどこまで任せられるか

任せる判断は、作業を工程に分けてから下します。文書作成を1つの塊で見ると「危険だから使わない」で止まります。情報収集・整理・下書き・検算・確定の5工程に割り、前半を任せ後半を人が握ります。

判定軸は3つで足ります。機密性、法的義務、固有名詞と数字の有無です。3点のうち1つでも当たれば、その工程は人が最終確認に回します。軸を言語化すると、新しい業務が来ても自分で線引きできます。

給与、評価、採用情報を扱う業務は総務より事故が起きやすい領域です。人事領域も兼務するなら、先に人事の生成AI活用｜使える業務一覧と任せていい業務・危険業務の判定表で入力NG情報を押さえてください。

総務が生成AIに任せていい業務とコピペ用プロンプト

任せてよいのは、原本が別にあり誤りを人が直せる工程です。AI出力は下書き、提出判断は人が行います。各プロンプトの前に、入力してよい情報・入力してはいけない情報・出力後に人が確認する項目を置きます。

議事録の要約プロンプト

社内会議の文字起こしと要約は、総務で効果が出る工程です。決定事項・担当・期限を抽出させ、人が照合します。取締役会議事録は下書き止まりにします。

入力してよい情報：匿名化済みの発言メモ、議題、決定事項の候補、担当者をAさん・Bさんに置換したメモ。
入力してはいけない情報：取締役会の未確定議事録原本、人事評価・給与・懲戒・ハラスメント相談、未公開の取引条件、氏名・社員番号・メールアドレス。
出力後に確認する項目：決定事項が原文と一致するか、担当者と期限が勝手に補完されていないか、「要確認」が残っていないか。

以下の会議メモを、総務提出用の議事録下書きに整理してください。
出力項目は「日時」「参加者」「議題」「決定事項」「未決事項」「担当者」「期限」「次回確認事項」です。
原文にない内容を補完しないでください。
判断が必要な箇所は「要確認」としてください。
固有名詞・日付・金額・数量は変更せず、変更した場合は変更理由を示してください。

# 会議メモ
ここに貼り付け

議事録だけを深掘りするなら、ChatGPT議事録の作り方｜最短手順とコピペ用プロンプト・機密情報の判断フローで文字起こし、要約、提出前チェックの順に進めてください。

社内通達プロンプト

通達や案内文の下書きは、型づくりに向きます。対象者が最初の3行で行動を把握できる構成にします。入力してよいのは対象者・期限・概要。入力してはいけないのは個人の懲戒や人事情報です。出力後は日付・部署名・問い合わせ先を人が確認します。

以下の条件で、社内通達文の下書きを作成してください。
文体は簡潔なビジネス文書にしてください。
対象者が最初の3行で「何をすればよいか」分かる構成にしてください。
原文にない内容を補完しないでください。

目的：
対象者：
実施日：
締切：
対応してほしいこと：
問い合わせ先：
注意事項：

FAQ回答プロンプト

問い合わせの一次回答案に使います。個別判断が必要な箇所は断定させません。相談者の個人情報は入れません。出力後は個別例外を断定していないか人が確認します。

以下の社内問い合わせに対する回答案を作ってください。
回答は「結論」「理由」「手順」「例外時の問い合わせ先」の順にしてください。
個別判断が必要な箇所は断定せず「人事・総務に確認」としてください。
原文にない根拠を作らないでください。

# 問い合わせ内容
ここに貼り付け

規程・マニュアルの構成チェックプロンプト

既存文書を匿名化して渡し、抜け漏れを指摘させます。法的効力を持つ規程本文は、社労士や顧問の確認を前提にします。

以下の社内マニュアル案について、抜け漏れを確認してください。
法的判断はしないでください。
出力は「不足している項目」「あいまいな表現」「確認すべき部署」「修正案」に分けてください。

# マニュアル案
ここに貼り付け

備品管理表の整形プロンプト

バラバラのリストを表に整えます。数量や日付の空欄は「要確認」で可視化します。

以下の備品リストを表形式に整理してください。
列は「品名」「管理番号」「保管場所」「数量」「購入日」「更新期限」「確認が必要な点」にしてください。
日付や数量が不明な場合は空欄にせず「要確認」としてください。
固有名詞・数量は変更しないでください。

# 備品リスト
ここに貼り付け

氏名、社員番号、住所、健康情報、人事評価、給与、懲戒情報、取引先との未公開条件はそのまま貼りません。プロンプトに渡すのは匿名化済みの情報だけです。

総務で生成AIに任せると危険な業務の判定表と一次情報

危険業務は、そのまま提出すると法令違反や情報漏えいにつながる文書です。使わないのではなく、工程と出し方を間違えると危険です。根拠は会社法、個人情報保護法、中小企業庁の指針にあります。

取締役会議事録は会社法371条・施行規則101条が根拠

取締役会議事録は、会社法371条で本店への10年間の備置が求められます。備置期間が10年のため、AI出力を正本扱いしません。条文はe-Gov法令検索「会社法」で参照できます(参照日：2026年11月6日)。

会社法施行規則101条で確認すべき項目は、少なくとも以下です。

• 開催日時・場所
• 議事の経過の要領
• 議事の結果
• 特別利害関係を有する取締役の氏名
• 出席した取締役・監査役等
• 議長の氏名

AI要約では「議事の経過の要領」や「特別利害関係」の記載が落ちやすいため、正本作成には使いません。条文はe-Gov法令検索「会社法施行規則」で確認できます(参照日：2026年11月6日)。AIは下書きと論点整理まで、確定・署名押印・保管は人が担います。

個人情報を含む文書は匿名化してから入力する

従業員名簿や健康診断結果は、そのまま外部AIへ入力しません。外部サービス入力時に問題になりやすいのは、氏名・社員番号・連絡先、健康診断結果や病歴などの要配慮個人情報、人事評価・懲戒・給与の情報です。取扱いの考え方は個人情報保護委員会のガイドラインで確認します(参照日：2026年11月6日)。

BCP・リスク判断は中小企業庁の指針を一次情報に

BCPは、様式の作成や文面の下書きはAIに任せられます。優先業務、復旧目標、連絡体制、拠点の脆弱性に関する判断は人が握ります。様式と考え方は中小企業庁「中小企業BCP策定運用指針」で確認します(参照日：2026年11月6日)。

入力可否の一覧は生成AIに入力してはいけない情報｜匿名化で使い続ける判定表にあります。入力前に迷ったら、まずこの一覧で可否を確定してから貼ってください。

総務の生成AI注意点｜匿名化の置換表と提出前チェック

注意点は「出力をそのまま出さない」の一点です。AIは自然な文章に誤りを混ぜます。固有名詞、数字、法令名の3点は人が検証します。以下は個人で回せる手順です。

匿名化の置換表サンプル

匿名化は置換表を作ってから入力します。記号化し、AI処理後に元へ戻します。置換表は原本と同じ場所に保管し、出力物には残しません。

匿名化しても再識別される例

置換しても、条件を組み合わせると個人が絞れます。以下は社内で特定されやすい例です。

• 「A社員、営業部長、勤続28年」→ 社内で1人に絞れる
• 「2025年4月1日に入社したA社員」→ 入社者が少ない会社では特定可能
• 「大阪支社の休職者」→ 人数が少ない拠点では特定可能
• 「月給32万円を金額Aに置換」→ 役職・年齢・部署と組み合わせると推測可能
• 「取引先X社」→ 製品名・地域・契約月で推測可能

匿名化しても、健康診断結果、休職理由、懲戒、人事評価、給与、相談記録の詳細は外部AIに入れません。匿名化の基本ルールは次の5つです。

1. 氏名だけでなく、部署・役職・勤務地・日付も必要に応じてぼかす
2. 人数が少ない部署・拠点の情報は外部AIに入れない
3. 健康、懲戒、評価、給与、相談記録は匿名化しても原則入力しない
4. 置換表はAIに入力しない
5. 出力物に置換前の情報が残っていないか検索する

提出前チェックの確認方法

項目を並べるだけでは足りません。各項目に確認方法を付けます。所要時間は文書量で変わります。

データを混ぜないフォルダ設計

再現性を上げるには、入力・処理・出力を分けます。A=原本(編集禁止)、B=整形済みの中間物、C=成果物の3階層に切ると、AIが更新してよい対象が明確になります。1つのフォルダに全資料を入れる運用は、誤更新と検証漏れの原因です。

総務で使う生成AIツールの選定基準

ツールは価格より、入力データの扱いと管理機能を先に見ます。会社文書を扱うなら、学習利用の可否、管理者設定、保存期間を公式ページで確認します。

主要ツールの向き不向きは次のとおりです。仕様は変動するため、公式のデータ利用ポリシーと管理者設定ページを都度確認します。料金は変更されるため、月額費用は公式料金ページで確認し、記事内では固定価格を断定しません。

私用アカウントで会社文書を処理しません。会社が許可したツール、または社内ルールで認められた範囲で使います。年額一括は乗り換えの自由を失うため、月額で入れ替え可能な状態を保つ選び方もあります。

総務のAI業務効率化を数字で可視化する方法

総務のAI活用は外から見えにくい。だから、工程と数字で残します。軸は時間、件数、差し戻し率の3つです。感覚ではなく、ビフォーアフターを記録します。

効果を出す計算式

月間削減時間 ＝（従来の作業時間 − AI活用後の作業時間）× 月間件数

削減金額の目安 ＝ 月間削減時間 × 時給換算額

差し戻し率 ＝ 差し戻し件数 ÷ 作成件数 × 100

30日間の記録テンプレート

毎日の工程を1行で残します。以下は編集部が作成したサンプル行です。時間や件数は自分の実測値に置き換えます。

30日ぶんを合計すると、削減時間と差し戻し率が1枚で出ます。この記録がそのまま面談と職務経歴書の材料になります。文例は3パターン用意しました(数値は自身の実測に置き換えます)。

副業応募向け：総務文書の下書きと要約に生成AIを導入。30日で対象12件を記録し、1件あたり平均○分を短縮。入力NG情報の判定表と匿名化ルールを整備し、情報漏えいを起こさない運用を設計。

転職向け：社内通達・議事録・FAQの作成工程に生成AIを導入し、月間○時間を削減。固有名詞・日付・数字のチェックリストで出力を検証し、差し戻し率を○%に抑制。

社内評価面談向け：総務部門の通達・議事録作成に生成AIを導入。30日間で対象業務12件を記録し、作業時間を合計○時間削減。AI出力は固有名詞・日付・数字のチェックリストで確認し、差し戻し率を○%に抑えた。

総務の生成AIスキルを転職・収入・部門導入につなげる

スキルは「使える」ではなく「示せる」状態で評価されます。総務の成果は、プロンプト、匿名化した成果物、削減数字の3点で見せます。

受検前に作るべき実績メモ

自分の総務業務を「AIに任せた工程」「人が確認した工程」「削減時間」に分け、1枚に整理します。機密は匿名化し、再現できる形で残します。証明の作り方は生成AIスキルの証明方法｜資格×ポートフォリオ×数字で示す30日手順で、資格・成果物・数字の並べ方を確認してください。

PEP検定が総務のリスク判断を整理する理由

PEP検定は、生成AIの基本理解、プロンプト作成、リスク管理、業務活用の知識を整理する検定です。総務の判断と直結します。この記事で作った「入力NG情報の判定」「匿名化と再識別対策」「会社法371条・施行規則101条の線引き」を、検定の知識として体系に位置づけられます。実績メモで示した判断を、検定で第三者が確認できる形の知識に変えられます。

総務担当者がPEP検定を受ける前に確認する3条件

以下の3つがそろってから受検します。

1. AIに任せた業務を3件以上記録している
2. 入力NG情報と匿名化ルールを説明できる
3. 作業時間の削減、差し戻し率、チェック項目のいずれかを数字で示せる

受検を検討する場合は、先に公式ページで受検料、試験形式、出題範囲、申込方法、合格基準、受検日程を確認してください。この記事の判定表と30日記録テンプレートで実績を整理してから申し込むと、知識だけでなく業務での説明材料に変えやすくなります。この記事では未確認の数値や条件は書きません。

総務部門でまとめて学ぶ場合

部門で入力ルールとチェック表を統一したい場合は、複数名が同じ基準で学ぶ形が向きます。総務全員が「入力NG情報」「匿名化」「提出前チェック」を同じ言葉で説明できる状態をつくると、事故が減ります。法人でまとめて受講する形は、担当者ごとの判断のばらつきを抑える選択肢になります。

向いている人・向かない人の診断

受検が向くかを以下で確認します。

• 向いている人：議事録や通達でAIを使い始めた／成果を数字で説明したい／リスク判断の根拠を言語化したい
• 向かない人：まだ会社の許可やルールを確認していない／架空データでの練習も未実施／数字化の記録を1件も取っていない

向かない人に当てはまる場合は、先に社内ルールの確認と30日記録づくりから始めます。

よくある質問

Q. 総務で生成AIを使うメリットは何ですか

議事録要約、通達下書き、FAQ案の作成時間を短縮できます。型づくりと下書きをAIに渡し、人が確定に集中できます。削減時間を記録すれば、評価や転職で示す材料になります。導入可否は会社の許可とデータ取扱い条件で決まります。

Q. 総務で生成AIを使うデメリットは何ですか

出力に誤りが混ざり、固有名詞・日付・金額の確認が増えます。匿名化を怠ると情報漏えいにつながります。取締役会議事録や契約の確定を任せると法令違反の恐れがあります。工程を分け、人が最終確認する運用が前提です。

Q. 総務の議事録作成にChatGPTを使ってもよいですか

匿名化した発言メモの要約やToDo抽出は使えます。取締役会議事録は下書き止まりにします。会社が認めたプランで、学習利用設定と保存期間を確認してから使います。出力後は決定事項と担当・期限を原文と照合します。

Q. 社内規程の改定に生成AIを使えますか

構成案の作成や抜け漏れ指摘には使えます。法的効力を持つ本文の確定は、社労士や顧問の確認を前提にします。匿名化した既存文書を渡し、法的判断はさせません。最終文言と法令適合は人が確認します。

Q. 従業員名簿をAIに読み込ませてもよいですか

氏名、社員番号、連絡先を含む名簿は、そのまま外部AIに入れません。整形が必要なら匿名化し、人数の少ない拠点や部署の情報は外します。取扱いは個人情報保護委員会のガイドラインと社内規程で確認します。

Q. 総務のAI活用で転職時に評価される書き方はありますか

工程と数字で書きます。例：社内議事録の要約工程に生成AIを導入し、月8件の作成時間を約6.6時間削減。固有名詞・日付・数字のチェックリストで検証し、差し戻し率を○%に抑制。数値は自身の実測に置き換えます。

Q. 中小企業の総務でも生成AIを導入できますか

少人数でも、通達・FAQ・備品管理の下書きから始められます。小規模な会社ほど再識別が起きやすいため、匿名化と入力NG情報の運用を先に決めます。ツールは管理者設定とデータ取扱いを公式ページで確認して選びます。

Q. 無料版ChatGPTで会社の総務文書を扱ってよいですか

会社の許可なく、無料版や個人アカウントに社内文書を入力する運用は避けます。利用する場合は、会社が認めたツール、管理者設定、データ利用条件、保存期間を確認します。許可がない場合は架空データで練習します。

Q. 会社の許可なく生成AIを使ってもよいですか

会社文書を扱う場合は、社内規程と情報セキュリティルールを確認します。私用アカウントに会社情報を入れません。許可がない場合は、架空データでのプロンプト練習にとどめます。